Заявки с сайта в Google Sheets это самый простой способ навести порядок, пока вы не готовы к CRM. Заявки приходят в Telegram, но через месяц уже никто не помнит, сколько их было, откуда они пришли и чем закончились. Таблица решает это: каждая заявка автоматически становится строкой, а команда отмечает статус и результат. Расскажем, как её устроить.
Когда таблица подходит, а когда нет
| Ситуация | Таблица | CRM |
|---|---|---|
| 1-3 человека отвечают на заявки | подходит | избыточна |
| До нескольких заявок в день | подходит | можно, но не обязательно |
| Нужно считать заявки по источникам | подходит | подходит |
| Клиенты часто возвращаются | неудобно | нужна |
| Длинные сделки с этапами | неудобно | нужна |
| Нужны напоминания менеджерам | нет | да |
| Менеджеров больше трёх | становится хаосом | нужна |
Для кафе, салона, репетитора, небольшой студии или мастерской таблицы хватает надолго.
Столбцы таблицы
Минимальный набор, который потом легко перенести в CRM:
- Дата и время. Заполняется автоматически.
- Имя.
- Контакт. Телефон или ник в Telegram.
- Услуга или товар. Что выбрал человек в форме.
- Источник. Откуда пришёл: поиск, Instagram, реклама. Берётся из UTM-меток, о них подробно в статье UTM-метки простыми словами.
- Страница. С какой страницы сайта отправлена заявка.
- Статус. Новая, в работе, сделка, отказ.
- Ответственный.
- Сумма. Если сделка состоялась.
- Комментарий.
Первые шесть столбцов заполняет сайт, остальные команда.
Как заявки попадают в таблицу
Есть несколько способов, и выбирает их разработчик:
- Напрямую с сайта. Форма при отправке записывает строку в таблицу через API Google.
- Через Telegram-бота. Бот получает заявку, отправляет её в чат и одновременно записывает в таблицу.
- Через сервисы-посредники. Удобно, но добавляет ещё один сервис, который может сломаться.
Лучшая схема на старте: заявка одновременно уходит в Telegram для быстрого ответа и в таблицу для учёта. Как настроить доставку в Telegram, описано в статье как получать заявки с сайта в Telegram.
Статусы: без них таблица превращается в архив
Без статусов таблица превращается в архив, в который никто не смотрит. Правила простые:
- Новая. Заявка пришла, никто не взял.
- В работе. Менеджер связался с клиентом.
- Сделка. Клиент записался, купил или подписал договор.
- Отказ. С причиной в комментарии: дорого, не тот район, не дозвонились.
Сделайте статус выпадающим списком с цветами. Тогда одного взгляда хватает, чтобы увидеть, сколько заявок висит без ответа.
Что можно посчитать в таблице
- Сколько заявок пришло за месяц.
- Сколько из них стали сделками.
- Какой источник даёт больше всего сделок, а не только заявок.
- Какие причины отказа встречаются чаще всего.
- Сколько заявок висит в статусе «Новая» дольше суток.
Для этого хватает фильтров и сводной таблицы. А если сравнить число заявок за месяц с числом посетителей в аналитике, вы получите конверсию сайта и сможете следить, растёт ли она.
Как это выглядит в течение дня
Утро. За ночь пришли три заявки. Каждая уже лежит в групповом чате Telegram и строкой в таблице со статусом «Новая». Администратор фильтрует таблицу по статусу и видит, кому ответить первым.
День. Менеджер связывается с клиентом, меняет статус на «В работе» и ставит своё имя в столбце «Ответственный». Клиент записался: статус «Сделка», в столбце «Сумма» стоимость услуги.
Вечер. Владелец открывает таблицу на телефоне и за минуту видит картину дня: сколько пришло, сколько в работе, сколько закрыто, есть ли заявки, которые никто не взял.
Конец месяца. Сводная таблица показывает, какой источник дал больше всего сделок: поиск Google, Instagram или Telegram-канал. По этим данным решаете, куда вкладывать деньги на рекламу в следующем месяце.
Весь процесс не требует платных сервисов, кроме настройки отправки заявок. Главное, чтобы команда привыкла менять статусы сразу, а не «потом».
Доступы и безопасность
- Таблица создаётся на аккаунте бизнеса, а не на личном аккаунте сотрудника.
- Доступ выдаётся по именам, не «всем, у кого есть ссылка».
- Сотрудник уволился: забираете доступ в тот же день.
- Удалять строки нельзя, только менять статус. Так сохраняется история.
Признаки, что пора переходить на CRM
- Менеджеры путаются, кто кому звонил.
- Клиент обращается второй раз, а история его прошлых заявок в другой строке.
- Нужны напоминания: «перезвонить через неделю».
- Таблица разрослась до десятков столбцов.
- Руководитель тратит часы на подсчёт результатов.
Когда это происходит, данные из таблицы переносятся в CRM без потерь, если столбцы вели аккуратно. Пример того, как устроена CRM в одной нише, есть в статье CRM для клиники. Интеграция сайта с CRM в Kinto стоит от $700, подробнее на странице заявки в CRM.
Как делаем в Kinto
На сайтах Kinto заявки приходят в Telegram, а по желанию одновременно записываются в Google Таблицу на вашем аккаунте с источником и страницей. Лендинг стоит от $700 за 6 дней, сайт с разделами от $1 800 за 12 дней. Подробнее на странице создание сайтов.