Напоминания о записи в Telegram нужны любому бизнесу, где клиент приходит к назначенному часу: салон, клиника, автосервис, репетитор, психолог. Неявка без предупреждения это пустое окно, за которое никто не заплатил, и мастер, который просидел час без работы. Бот, который вовремя напомнил и дал удобную кнопку переноса, решает большую часть таких случаев. Как устроена сама запись через бота, мы разобрали в статье Telegram-бот для записи клиентов, здесь только о напоминаниях.
Почему клиенты не приходят
Обычно не из вредности:
- забыли, особенно если записывались за две недели;
- перепутали время или день;
- планы поменялись, а писать администратору неловко;
- не знали, как отменить, и решили просто не приходить.
Три из четырёх причин решаются правильным напоминанием с кнопками.
Расписание напоминаний
| Когда | Что пишем | Кнопки |
|---|---|---|
| Сразу после записи | Услуга, мастер, дата, время, адрес, как добраться | «Добавить в календарь», «Перенести» |
| Накануне днём | Напоминание о завтрашнем визите | «Буду», «Перенести», «Отменить» |
| За 2-3 часа | Коротко: время, адрес, ссылка на карту | «Опаздываю», «Не смогу» |
| После визита | Спасибо, ссылка на отзыв или повторную запись | «Записаться снова» |
Если запись на 9 утра, второе напоминание отправляйте вечером накануне. Сообщение в 7 утра раздражает больше, чем помогает.
Что писать в напоминании
Короткое напоминание читается за три секунды. Пример для салона:
Напоминаем: завтра, 15:30, окрашивание у мастера Анны. Адрес: ул. ..., вход со двора, второй этаж. Если планы изменились, нажмите «Перенести».
Что обязательно:
- дата словами («завтра», «в четверг»), а не только число;
- время;
- имя мастера или врача;
- адрес и ориентир, особенно если вход со двора;
- что взять с собой, если нужно: анализы, документы на машину, тетрадь.
Чего не нужно: рекламы, акций и длинных приветствий в напоминании. Для этого есть отдельные рассылки, о которых мы писали в статье рассылки через Telegram-бота.
Кнопки подтверждения и переноса
Кнопки превращают напоминание из сообщения в действие:
- «Буду». Администратор видит подтверждение, клиент спокоен.
- «Перенести». Бот показывает свободное время, клиент выбирает новое.
- «Отменить». Окно освобождается сразу, а не в момент, когда клиент не пришёл.
- «Опаздываю». Мастер знает, ждать или брать следующего.
Если клиент не ответил на напоминание накануне, бот может отметить запись как «не подтверждена», а администратор позвонит.
Лист ожидания
Отмена за день это не потеря, если есть кому предложить время. Бот ведёт лист ожидания: клиенты, которые хотели записаться на занятый день. Когда окно освобождается, бот пишет первому в очереди: «Освободилось время завтра в 15:30, хотите?». Кто первым нажал «Да», тот и записан.
Особенности по нишам
- Салон красоты. Напоминание накануне и за 2 часа. Подробнее о записи в салон в статье онлайн-запись в салон красоты.
- Клиника. Плюс инструкция по подготовке: натощак, взять снимки. Напоминание о повторном визите через месяц.
- Автосервис. Напоминание о записи и, отдельно, о плановом ТО через несколько месяцев.
- Репетитор и психолог. Регулярные занятия: напоминание перед каждым, кнопка «Пропускаю на этой неделе».
Записи по телефону и через Instagram
Не все клиенты записываются через бота. Чтобы напоминания приходили всем:
- Администратор после звонка отправляет клиенту ссылку на бота.
- Клиент нажимает «Старт», бот привязывает его к записи по номеру телефона.
- Дальше напоминания идут автоматически.
Важно: бот может писать только тем, кто сам его запустил. Это правило Telegram, его нельзя обойти.
Языки
Бот спрашивает язык при первом запуске и дальше пишет только на нём. В Ереване это обычно русский, армянский и английский. Тексты напоминаний на каждом языке пишет человек, а не машинный перевод.
Как настроить за неделю
- Решите, где живут записи: в боте, в CRM, в онлайн-календаре или в таблице.
- Выберите расписание напоминаний для своей ниши: накануне и за пару часов подходит большинству.
- Напишите тексты на каждом языке: подтверждение, напоминание, перенос, отмена.
- Решите, кто получает уведомления об отменах и переносах.
- Настройте лист ожидания, если окна в вашем расписании дефицитны.
- Протестируйте на сотрудниках: запишитесь, перенесите, отмените.
- Запустите и через пару недель посмотрите, сколько записей переносят заранее, а не пропускают молча.
Что считать после запуска
- сколько клиентов подтверждают визит кнопкой;
- сколько переносов пришло заранее;
- сколько освободившихся окон заняли из листа ожидания;
- сколько неявок без предупреждения осталось.
Эти цифры у каждого бизнеса свои, поэтому сравнивайте их со своим же прошлым месяцем.
Частые ошибки
- Напоминание без адреса и ориентира.
- Нет кнопки переноса, только «позвоните администратору».
- Напоминания уходят ночью или слишком рано утром.
- В напоминание вставлена реклама акции.
- Отменённое время никому не предлагается.
Сколько стоит
Telegram-бот с записью и напоминаниями в Kinto от $500. Если записи уже ведутся в CRM или онлайн-календаре, связка оценивается по задаче, CRM от $700. Бот оформляется на ваш аккаунт, смету фиксируем в договоре. Подробнее на странице Telegram-бот для бизнеса.
Напишите в Telegram @kinto_am, где вы сейчас ведёте записи, и мы покажем, как подключить к ним напоминания.